כיצד לאחסן ולארגן מסמכים חשובים בבית ממש פשוט

אפילו את ארון התיוק המבולגן והגדוש ביותר של מסמכים אישיים ניתן להיאבק כדי להגיש אותו - אתה רק צריך קצת זמן, סבלנות ואסטרטגיית אחסון נייר מוצקה. בין אם אתה לא בבית הספר והתבגרת בפעם הראשונה, או גר בבית ילדים, כל אחד עם סט המסמכים האישיים החשובים שלו, אתה זקוק למערכת אחסון נייר לכל החיים שיכולה לעזור לך למיין כל דבר, החל מתביעות ביטוח ועד הצהרות בכרטיסי אשראי. כך תוכל למצוא ולמצוא מסמכים חשובים כמה שיותר קל בבית.

מה צריך לתת טיפ לעיסוי

קָשׁוּר: כיצד להחליף (ולאחסן) מסמכים מכריעים

1. מסדרים ערימות

התחל על ידי מיון הניירת שלך בקטגוריות (בית, בית ספר, חיות מחמד). גרוס מסמכים מיושנים או לא נחוצים המכילים מידע אישי, כמו שמך, כתובתך ובמיוחד ביטוח לאומי או מספר כרטיס אשראי. ניתן למחזר רק מסמכים פחות רגישים.

2. מיין בקלות

צור תוויות עם קטגוריות תמונה גדולה שמופיעות תחילה, ואחריה תיאורים צרים יותר (רפואי: ג'ולי או מיסים: 2017). השתמש בתיקיות מנילה עם כל הכרטיסיות הימניות או השמאליות - מהיר יותר לדפדוף בהן מאשר לשוניות המיקום המגוונות - ולכתוב באותיות אלפביתיות.

3. גודל כראוי

קבע כמה שטח אחסון אתה זקוק. אם אתה מתחזק את רוב הקבצים שלך באופן דיגיטלי, למשל, אל תשתמש בארון תיוק גדול. זה בזבוז מקום, ואתה עלול להתפתות למלא אותו בקבצים שאתה לא צריך או בפריטים שאינם שייכים לארון תיוק. במקום זאת, בחר בתיבת קבצים בשולחן העבודה.

כיצד לנקות מטבעות מבלי לפגוע בערכם

4. שקול תדירות

מקומות אחסון מחוץ לדרך (חשבו על מדפים גבוהים בארונות פחות בשימוש) הם מקומות מושלמים לאחסון קבצים כמו החזרי מס והצהרות בנק. שמור מקומות לגישה נוחה עבור פריטים שאתה זקוק להם באופן קבוע יותר, כמו טפסים לבית הספר ומתכונים.

5. צור משטח נחיתה

הגדר אזור ירידה יומי באזור עם עומסי תנועה גדולים, כמו המטבח, לצורך דואר נכנס וניירת. ייעוד נקודה אחת ימנע הצטברות של ערימות ברחבי הבית. סל דואר נכנס או קיר צמוד ישמור על שטח ויהפוך אותו למובן מאליו כאשר פריטים גדושים ויש צורך לטפל בהם. סנן דואר זבל ונייר מילוי לפני שתוסיף משהו לאזור הטיפה. התייחס לפריטים שנחתים כאן לפחות פעמיים בשבוע, ואז תייק או מיחזר אותם.

6. שמור על זה מסודר

בצע טאטא גדול מהקבצים שנגשת אליך באופן קבוע כל שלושה עד שישה חודשים. ארכיב או גרוס מסמכים שאינם רלוונטיים עוד. יש לשמור דוחות מס ומסמכים הנוגעים לתיקונים ביתיים למשך שלוש שנים לפחות.

בונוס: הולך ללא נייר

ארגון מסמכים באופן דיגיטלי מביא כמובן לאתגרי שטח פחותים, וכלי החיפוש של המחשב שלך יכול לעזור לך למצוא בדיוק את מה שאתה מחפש. פעל על פי אותן הנחיות לגבי תוויות דיגיטליות כמו עבור תוויות פיזיות. גבה קבצים לכונן קשיח חיצוני, או השתמש בשירות אחסון בענן, כמו Google Drive. ה ניתן לסרוק את Evernote אפליקציה (בחינם; ios ) עוזר לך להמיר במהירות קבצי נייר לקבצים דיגיטליים.