בעולם העבודה, ישנם מעט ראשי תיבות מבורכים יותר מאשר OOO. מלבד היותך שער ההבטחה לקיום חסר דאגות, הגדרת הודעה מחוץ למשרד בדוא'ל העבודה שלך היא דרך מעשית ליידע את עמיתים לעבודה ולקוחות שקשה להגיע אליך - אם לא בלתי נגיש - עבור סכום מסוים של זְמַן. אז אמנם אין צורך לחשוב עליו יתר על המידה (אתה לא כותב רומן כאן), אבל זה משנה מה תכלול.

אם הבת של תרזה היא התשובה של אמי

זה אולי מרגיש קצת מביך ורובוטי לכתוב מראש הודעה מחוץ למשרד, אבל זה הכרחי ומועיל לכל מי שיכול לנסות להגיע בזמן שאתה לוגם מאי טיס על החוף או מטייל במאצ'ו פיצ'ו. (בנוסף, הגדרת הודעת משם תעזור לך לנתק ולהירגע אם אתה מתקשה לעזוב את העבודה בעבודה.) הנה מה להגיד (ומה לא להגיד) בתשובה האוטומטית לחופשה שלך.

קָשׁוּר: 9 דרכים לחסוך לחופשה שמגיעה לכם

1. כלול ברכה וחתימה.

כמובן, איך אתה מתחיל הודעת OOO יהיה תלוי בהעדפה האישית שלך ובסביבת העבודה שלך. אמנם 'שלום' גדול אינו הכרחי בהחלט, אך אתה צריך להתחיל איפשהו, וזה נחמד להוסיף מגע אנושי. אם קופץ ישר אני כרגע מחוץ למשרד ... מרגיש לך מוזר ומנותק מדי, הקל בזה פשוט, היי, או תודה על הדוא'ל שלך.

כנ'ל לגבי החתימה שלך. אתה מוזמן להפסיק עם תאריך חזרתך, אך אם זה הגיוני לסגור במשהו כמו 'תודה!', 'הכי טוב, (שמך)' או 'שיהיה לך סוף שבוע נהדר (או הכנס חופשה כאן)! ', לכו על זה.

2. כלול כמה זמן תהיה בחוץ.

אזכור תאריכי התחלה וסיום: אני נוסע בין התאריכים 3–7 ביולי ולא אבדוק דוא'ל. אני אענה להערה שלך בהקדם כשאני אחזור למשרד ב -8 ביולי (אל תשכח לכבות את מגיב החופשה שלך כשתחזור!).

3. כלול אם תבדוק דוא'ל או לא.

הודעת חוץ אינה מועילה רק כשאתה יורד לגמרי מהגריד. ייתכן שאתה נוסע לעבודה או עובד מרחוק, מה שהופך את התקשורת לספוראדית ולחיבור WiFi לא בטוח. אם לא תבדוק או תגיב להודעות דוא'ל, אמור זאת (ראה דוגמה לעיל). אחרת, כדאי להגדיר הודעה המתריעה בפני אנשים שלא ניתן יהיה להגיע אליהם בצורה מהימנה עקב התחייבויות נסיעה או באתר. זה הכל על קביעת ציפיות לאלה שמנסים להגיע אליך. לדוגמא: תודה על ההערה שלך! אני אסע לצילומים עד ה -3 ביולי ואבדוק את הדוא'ל מעת לעת / יש לי גישה מוגבלת לדוא'ל, ואולי איטי להגיב.

4. כלול כיצד להגיע אליך (אם בכלל).

אם תהיה זמין בתפקיד מסוים, התאר כיצד בדיוק ליצור קשר. לדוגמא: אני לא אבדוק דוא'ל, אבל אם אתה צריך לפנות אלי מסיבה כלשהי, אנא צור איתי קשר בתא שלי ... או: אם זה רגיש לזמן, אל תהסס לשלוח לי דוא'ל מחדש בתאריך חזרה) כך שהוא נמצא בראש תיבת הדואר הנכנס שלי. או: לבקשות דחופות, אנא צרו קשר (שם העוזר, הקולגה, הפרילנסר או כיסוי זמין אחר במשרד). לפני שתכלול מידע ליצירת קשר של עמית לעבודה אחרת ב- OOO שלך, נקה אותם איתם - גם אם אתה הממונה עליהם, ראש עדין הוא עדיין נימוס נחמד.

5. הימנעו מפרטים אישיים מיותרים.

אם אתם יוצאים לחופשת לידה / אבהות או מתחתנים באותו סוף שבוע (!), זה בסדר גמור לכלול את זה - אבל זה בערך ככל שהשיתוף האישי צריך לעבור בתשובה אוטומטית. חשוב כיצד אתה יכול להגיב למסר הרחוק של מישהו ומזכיר יותר מדי פרטים אישיים. אתה רוצה שהאדם בצד המקבל יידע את א), בין אם אתה עונה לדוא'ל שלו ובין אם לא, וב), כאשר הם יכולים לצפות לשמוע ממך. כל דבר אחר הוא כנראה TMI, אז שמור על זה פשוט.

קָשׁוּר: הדרך הטובה ביותר לחתום על דוא'ל, אם אתה רוצה תגובה מהירה