בין אם ההתכתבות שלך אישית או מקצועית ובין אם לא, כולנו אשמים בביצוע דואר אלקטרוני מזויף מדי פעם. (אם רק היית יכול למחוק את הזיכרון להעברת אותו דוא'ל לא הולם לאדם הלא נכון!) בפעם הבאה שתנסח הודעה להמונים, פעל לפי מצוות כללי הנימוס האלקטרוניים כדי למנוע תקלה תקשורתית ראויה להחרפה.

קָשׁוּר: כל מה שאתה צריך (ואסור לך) לכלול בדוא'ל מחוץ למשרד

חפצים קשורים

1 השב הכל בזהירות

אל תשיב לכולם אלא אם כן כל אדם ברשימת התפוצה הזו צריך לדעת מה אתה צריך לומר, אומר איימי סימינגטון, מנכ'ל Finesse Worldwide. היא מציעה לבדוק את השמות ברשימה ולהשיב רק למי שדורש את תגובתך בפועל. פירוש הדבר עשוי להשיב רק לשולח או לשלושה מתוך שבעת הנמענים. ואם המנהל או הקולגה שלך רוצים להעתיק על משהו, כבד את בקשתה.

תשובות מתחשבות יכולות לחסוך זמן לאחרים. בין אם זה מסיבות עסקיות או חברתיות, אנשים יתחילו להתעצבן מזרם של אימיילים חסרי משמעות משום שהם צריכים לעצור כדי לפתוח אותם, אומרת דיאן גוטסמן, מייסדת בית הספר לפרוטוקול בטקסס. אז חשבו פעמיים לפני שתענו הכל עם Can't make it, בפעם הבאה שתזמינו לבראנץ '.

שתיים לעולם אל תשאיר שורת נושא ריקה

שורת נושא טובה מסייעת למקבלי לתעדף דוא'ל, אומרת ליזי פוסט, מנחה משותפת של פודקאסט הנימוסים המדהים. לא משנה מה שתעשה, אל תשאיר את זה ריק. בעת יצירת שורת נושא, הפוך אותה לספציפית ותמציתית, וצפה באיות ובדקדוק שלך. זה הדבר הראשון שאדם מבחין בו, אומר פוסט.

קָשׁוּר: ארגן את חיי העבודה שלך בחמישה שלבים פשוטים

מכיוון ששורת נושא צריכה לשקף את תוכן הדוא'ל, מומחים ממליצים לעדכן את שורת הנושא ככל שהשיחה זורמת. הימנע משורות נושא שעשויות להמעיט בדחיפות של דוא'ל (חשוב: שאלה מהירה לכותרת בעיית עבודה גדולה) או לגרום למישהו להחמיץ הודעה שהיא חושבת שכבר קרא, מסביר גוטסמן. היא מציעה להתחיל שרשור חדש אם אימייל סטה רחוק מדי מההודעה המקורית.

3 הגב מיד

מומחים אמנם אינם מסכימים על זמן תגובה ראוי להודעות דוא'ל, אך הם מסכימים כי כמעט לכל דוא'ל מגיע תשובה. אם די בתגובה פשוטה (הבנתי, תודה או נשמע כמו תוכנית טובה), נסה להשיב ברגע שאתה קורא דוא'ל.

לפעמים אימייל ידרוש מידע שיכול להימשך כמה ימים לאיסוף - אבל זה לא אומר שמותר לך להשאיר אנשים תלויים. הודע להם שקיבלת את הדוא'ל שלהם ותחזור כשתוכל, אומר סימינגטון.

וזכור להשתמש בהודעת תשובה אוטומטית אם אתה נוסע או מחוץ למשרד , היא מוסיפה, כדי שאחרים יידעו שהם לא צריכים לצפות לתגובה.

4 קדימה בזהירות

ודא שאתה מעביר לאנשים הנכונים מהסיבות הנכונות, אומר פוסט. לפני שתעביר, הערך את הרגישות של התוכן - הכוללת קבצים מצורפים ושמות ופרטי יצירת קשר לכל מי שקשור להודעה. יש אנשים שיעדיפו שפרטי יצירת הקשר שלהם יישארו פרטיים. אם שרשור מכיל יותר מדי נקודות דיון מפורטות, התחל דוא'ל חדש.

קָשׁוּר: כיצד להתמודד עם 5 מצבי עמיתים לעבודה מעצבנים במיוחד

5 תגיד למישהו אם היא נפרצה

כולנו היינו שם. נגיף תופס ולפני שאנחנו יודעים, אנחנו שולחים דואר זבל לסבא בקישורים שיגרמו למישהו להסמיק. אם אתה מקבל מה שברור שהוא וירוס, הודע לקורבן שאולי אינו מודע למתרחש. רק אמור, 'רציתי להודיע ​​לך שזה קורה', אומר סימינגטון. זה דבר נחמד לעשות.

6 כבד את אמנות הדוא'ל

אכפת לך ליצור רושם טוב באופן אישי, אז למה לא להחזיק את אישיות הדוא'ל שלך באותו תקן? דוא'ל הוא השתקפות שלך וצריך להיכתב כמו מכתב יותר מאשר טקסט, תוך שמירה על קיצור, אומר סימינגטון. בדוק את האיות, הדקדוק והפיסוק שלך. כל הכובעים מצביעים על כך שאתה צועק, וכל אותיות קטנות מרמזות שאתה עצלן. יותר מדי גופנים, צבעים ופנים מחייכות עלולים להרגיז, היא מוסיפה.

היו ידידותיים בלי לנסות להגזים בהומור. טועה בצד הזהירות גם אם יש לך חוש הומור, אומר גוטסמן. טון מבולבל לעתים קרובות מדי בדוא'ל, ואתה לא רוצה לצאת כלא מקצועי כי מישהו לא מקבל את הבדיחה שלך.

7 זכור: אין דוא'ל בארוחת הערב

זה דבר אחד אם אתם אוכלים ארוחה נינוחה עם אחר משמעותי (וליל התאריך הוא מחר), אבל בהחלט אל תבדקו אימייל בארוחת ערב, אומר פוסט. לגבי פגישות במשרד, זה תלוי. אם עמיתים מביאים טלפונים או מחשבים ניידים לחדרי ישיבות כדי לגשת לדוא'ל במהלך פגישות, כנראה שזה בסדר. שים לב שלתרבויות החברה תהיה מדיניות שונה סביב דוא'ל, היא אומרת. דע את אופי הדוא'ל בעבודתך על מנת להיות מתאים.