תן משוב במהירות אך לא מיד.
אל תחכה לבדיקה שנתית בכדי לקרוא לתחומי שיפור. שים לב לנושאים במהירות כדי שהפרטים יהיו טריים במוחך. יום אחרי אירוע הוא הנקודה המתוקה; שיש קצת זמן מרגיע רגשות חמים מדי ומאפשר לך להתכונן ולהיות יותר מתחשב במילים שלך. נכון לעכשיו, לשני הצדדים תהיה תגובה חזקה יותר, פחות מועילה, אומרת ג'ניפר פורטר, שותפה מנהלת קבוצת חתונות , חברה לפיתוח מנהיגות ופיתוח צוותים. ביקורות שנתיות או רבעוניות צריכות לכסות יעדים ולהתמקד במשוב העתידי - למשל, מה שמישהו צריך לעשות פחות או יותר כדי לקדם את הקריירה שלו (אם היית בקיא יותר בניתוח נתונים, אני יכול לראות אותך מזנק ל שלב הבא).

זכרו את כוונתכם.
תחשוב מדוע אתה רוצה לשתף משוב מלכתחילה. אתה עושה את זה כי אתה רוצה לעזור לאדם להצליח, אומר פורטר. באותו זמן, זה עשוי להרגיש פחות מיטיב מזה - אתה עשוי לחשוב שאתה רק צריך לרסן הרגלים רעים או לתקן עבודה מרושלת - אבל כל סוג של משוב עוזר לצוות שלך ללמוד ולצמוח. אתה גם רוצה להרוויח את אמונם. אם אתה לא מעביר את המשוב, מישהו אחר יעשה ואולי לא יעשה עבודה טובה כפי שהיית עושה, אומר פרייאן בילימוריה, מנהל פעולות אנשים ב- מיומנות , קהילת למידה מקוונת. במהלך השיחה, הביע את כוונתך. תגיד, אני אומר לך את זה כי אכפת לי ממך, ואני רוצה שתהיה הכי יעיל שאפשר.

חשוב על התוכן, לא על המסירה.
מנהלים רבים דואגים כיצד הם ירככו את המכה במקום מה שהם יגידו, אומר פורטר. זה כמו להתכונן לנאום ולהתמקד במה שתלבש ולא בתוכן המצגת שלך, היא מציינת. שאל את עצמך, מה המסר המרכזי שלי? מה אני מקווה שהאדם הזה מוריד מהשיחה? מה אני רוצה שיקרה הלאה? רשמו מה תגידו ותתרגלו במקלחת או על עמית לעבודה מהימן. אפס התנהגות או פעולה, במקום לדון ברגשות, ותן דוגמאות קונקרטיות, כמו ששמתי לב שהפרעת אנשים שש פעמים באותה פגישה (לעומת שאתה מתחצף כלפי עמיתים לעבודה).

קָשׁוּר: הנה איך בדיוק להשיג לוח זמנים גמיש בעבודה

התחל בשאלה.
הדיון צריך להיות דיאלוג ולא מונולוג. תגיד, אשמח לנהל איתך שיחה כדי לשתף משוב. זה בסדר? הטבע האנושי הוא לומר כן, אך על ידי בקשת רשות, אתה עשוי לחזק את הקשר, אומר פורטר. טקטיקה אחרת: בקשו מהאדם השני להוביל את השיחה. תגיד, אשמח לדבר איתך איקס . מה הלך לדעתך טוב? מה לדעתך לא? תן לעובד שלך זמן להגיב. במקרים רבים הם כבר יודעים לאן הם נופלים, אומר פרן האוזר, מחבר הספר המיתוס של הילדה הנחמדה (16 דולר; amazon.com ). כשאתה ממסגר את השיחה כשיתוף פעולה במקום ביקורת, הטון תומך יותר.

השתמש בפחות מילים.
היו ספציפיים ככל האפשר. ביטויים מעורפלים או קלישאתיים (אתה צריך לעבוד על נוכחותך המבצעת) או משוב מצופה סוכר מבלבלים עבור המאזין, ומגדילים את הסבירות שהם יפספסו לחלוטין את הנקודה שלך. אם אתה משתמש במאה מילים כדי לומר שמישהו החמיץ תאריך יעד, אתה מסביר יתר על המידה, אומר פורטר. וברגע שאתה מעמיס מילות מילוי ומרככים (אני יודע שאתה עמוס יתר על המידה), המשוב מתחיל להרגיש אישי והטיה יכולה לזחול פנימה, אומרת בילימוריה. במקום זאת, הגע לנקודה והזן את מה שצפת. תגיד, שמתי לב שפספסנו את המועד האחרון לשני הדיווחים האחרונים. מה קרה?

אל תשקה את המסר שלך.
ההרגל המקובל להכניס משוב שלילי בין שתי פרוסות שבח עשוי להיות אינסטינקטיבי, אך זו אחת הטעויות הגדולות שעושים מנהלים, אומר בילימוריה. הסתרת משוב בתוך מחמאות זרוקות מוציאה את הכוח מדבריך. אנשים רואים את זה מגיע; ואז הם יפטרו את החיובי, יחכו לשלילה ולא יסמכו על מה שיש לך לומר, אומר פורטר. מה אתה יכול לעשות כדי להיות אדיב אך ישיר: הביע את המשוב בחיוב, אומר האוזר. תגיד, הרבה הולך טוב, אבל יש לי משוב בונה על כמה דברים שזקוקים לשיפור, או שיש לי עצות שעשויות לעזור לך.

קָשׁוּר: התמודד עם תיבת הדואר הנכנס שלך לטובה עם טיפים אלה לניהול דואר אלקטרוני ממקצוען

ספק הקשר.
למה אכפת לך שמישהו יעביר עבודה באיחור? או שלא מעצב מצגות בצורה מושלמת? התשובות אולי ברורות בעינייך, אך עובד צריך להבין את הסיבה העומדת מאחורי המשוב שלך. נסה להציב הערות ספציפיות בתוך התמונה הרחבה יותר - למשל, כאשר המחלקה שלנו מאחרת בעבודה, היא משפיעה גם על צוותים אחרים, או כאשר הכספים שלך נראים לא מיושרים, זה יכול לתת לאנשים חוסר אמון במספרים שלך. ההסבר מדוע המשוב שלך חשוב, אומר האוזר, יכול להקל על המסירה והשמיעה.

היו אמפתיים.
קבלת הערות קריטיות קשה. לא משנה כמה אתה מיומן בהעברת משוב. זה עדיין עוקץ, אומר פורטר. אל תהיו קשוחים יתר על המידה, הקשיבו לפרספקטיבה של האדם האחר, והישארו רגועים. כמו כן, הימנע מהמילה שאתה אם אתה יכול. בחירות עדינות במילים יכולות לגרום לשיחה להרגיש כמו דיאלוג ולא התקפה, אומר האוזר. לדוגמא, במקום לומר, זה מה שלדעתי היית יכול לעשות אחרת, נניח, זה מה שלדעתי היה יכול להיעשות אחרת.

עשו זאת פנים אל פנים.
מסירת חדשות קשות בדוא'ל או בטלפון מפתה, אך פגישה אישית (או באמצעות סקייפ או FaceTime) יעילה יותר, אומר האוזר. זה מאפשר לך לקרוא אחד את השני את הרמזים הלא-מילוליים ואת הכוונה הרגשית. להיות פנים מול פנים זו הדרך היחידה להבטיח שהאדם האחר יכול לחוש את חמלתך, אומר האוזר. כמו כן, אם אינך יכול לראות את העובד שלך, יהיה קשה יותר להבחין אם הוא נסער או אפילו שם לב למה שאתה אומר. שב זקוף ושמור על קשר עין, קשה ככל שיהיה, אומר האוזר.

ערכו תוכנית מעקב.
סגור את השיחה עם דיון בשלבים הבאים. שאל כיצד תוכלו להיות מועילים והחליטו ביחד מתי עליכם לדבר שוב (ימים, שבועות או חודשים אחר כך, תלוי בנושא). ואז צא צ'ק-אין לאחר יום-יומיים כדי לראות כיצד האדם האחר מרגיש. טבעי שמקבל המשוב יתרחק מעט פצוע מהשיחה, גם אם זה היה פרודוקטיבי, אומר פורטר. אתה צריך לתת לאנשים זמן לעבד, אומרת בילימוריה. המפתח ליחסים חזקים הוא לולאה לאחור. כשתעשה זאת, תרוויח אמון, אשר יקל על שיתוף המשוב בפעם הבאה.

זכור לתת גם שבחים רבים.
הפוך את מתן המשוב החיובי לחלק מהשגרה שלך - אל תסחט אותו רק לשיחות לא נעימות. העניין הוא לא פשוט להרגיע אנשים או לתת לכולם גביע; משוב חיובי הוא כלי לפיתוח מקצועי. קודם כל, זה בונה - מועיל לאנשים לדעת מה הם עושים טוב כדי שהם יוכלו להמשיך לעשות את זה. שנית, זה עוזר ליצור תרבות שפתוחה יותר וסובלת יותר למשוב, אומר פורטר. היו ספציפיים גם כאן. תגיד, אני מאוד אוהב את הדרך שבה התמודדת עם האתגר הזה, או שאני מעריך שדיברת עם מחלקות אחרות כדי להשיג את הרכישה. ותגיד את זה לעיתים קרובות. על כל פיסת ביקורת עליכם לתת לפחות חמש שבחים, אומר האוזר. זה מביא אנשים למקום בו הם חושקים במשוב.