כולנו מסתמכים על דוא'ל לצורך התכתבות מיידית - והבטחה כי חבילת אמזון שלנו היא למעשה בדרך. אבל זה בטוח לומר, עם כל ההטבות הראויות להערכה שלה, תיבת הדואר האלקטרוני שלך יכולה להפוך במהירות לחלל הקיום שלך אם לא תסמן אותה. והמראה של תיבת דואר נכנס עמוסה הוא לחץ מיידי כמעט כולם.
בדיקת דואר אלקטרוני באופן קבוע היא משימה יומיומית שאי אפשר להימנע ממנה, ולא משנה כמה אתה חרוץ בללחוץ על 'השב לכולם', קל לומר יותר מאשר לנהל את תיבת הדואר הנכנס. ואם אתה פחות חרוץ - כמו ב, אתה נוטה יותר לתת ל הודעות דוא'ל נערמות ללא טיפול - סביר להניח שחוסר בארגון של תיבת הדואר הנכנס (והחרדה להיות בחובות דוא'ל) משפיע על התפוקה שלך יותר ממה שאתה מבין. למרבה המזל יש דרך לצאת מחור תיבת הדואר הנכנס הכאוטי. במאמץ לנהל טוב יותר את תיבות הדואר הנכנס הסוררות שלנו, הקשנו על מקצוענים לפרודוקטיביות לחיסכון בזמן (קרא: מציל חיים) פריצות ניהול דוא'ל אשר יקרבו אותנו הרבה יותר לאפס הדואר הנכנס החמקמק לכאורה.
קָשׁוּר : 6 דברים שמשותפים לכל הדוא'ל לעבודה האפקטיבית
חפצים קשורים
1 בדוק את הדוא'ל במשך 15 דקות בלבד בכל פעם
לדברי מומחה פרודוקטיביות ומייסד עיתונות דיו , טוניה דלטון, תוכל למקסם את התפוקה שלך על ידי בדיקת דוא'ל בקיצור, פרץ של 15 דקות . 'תתפלא כמה דוא'ל אתה יכול לקרוא ולהגיב בפרק זמן קצר כאשר אתה בודק את תיבת הדואר הנכנס שלך בקבוצות,' היא אומרת. 'המפתח הוא הגדרת טיימר, כך שתדע מתי 15 הדקות שלך חלפו ומתי הגיע הזמן לעבור לעבודה אחרת.'
האם חומץ תפוחים טוב לפנים שלך
שתיים קבעו חסימות זמן לדוא'ל
באותה מידה, הרגל לתזמן חסימות זמן ייעודיות (של 15 דקות) לבדיקת דואר אלקטרוני בלבד. קריאת דוא'ל על בסיס מתגלגל כאשר הם נופלים לתיבת הדואר הנכנס שלך, בסופו של דבר פוגעת בפרודוקטיביות. במקצועות שבהם יש חשיבות מכרעת לתקשורת, קביעת לוח זמנים עשויה להיות לא ריאלית. אבל אם תסתכל ארוכה וקשה על העבודה שלך, אתה עלול לגלות שאפשר לקבוע זמן קריאה בדוא'ל, למשל, כל 60 או 90 דקות. הגדר התראות בלוח השנה שלך עד שאתה נמצא בשגרה. אם מישהו באמת צריך להגיע אליך, הוא ישלח לך דוא'ל שוב, שלח הודעה ישירה , או שיחה. אם אתה גולש בדוא'ל בטלפון שלך, סמן את אלה שעליך לעקוב אחריהם כלא נקראו כדי שלא תשכח להגיב מאוחר יותר.
קָשׁוּר: תשכחו מניהול זמן - תשומת הלב ניהול הוא הדרך הטובה יותר לפריון
3 השתמש באופן מושלם בתיקיית הטיוטות
אל תיתן לתיבת הדואר האלקטרוני שלך להיות רשימת מטלות, משהו שאתה עובד דרכו מלמעלה למטה ', אומר צ'רלס דוהיג, עיתונאי ומחבר רבי המכר של חכם יותר, מהיר יותר, טוב יותר . זו רשימת המטלות הגרועה ביותר האפשרית, כי פשוטו כמשמעו כולם יכולים להוסיף לה.
צור רשימת מטלות משלך באמצעות פתיחה רק לאלה הזקוקים לתשומת ליבך. חפש הודעות דוא'ל חשובות הדורשות תגובות מיידיות (למשל, עבור פרויקטים בעדיפות או מהבוס שלך). ופתח את ההודעות האלה בלבד - או לחץ על תשובה. השאר את חלון התשובה פתוח במחשב שלך, או השאר את הטיוטה בהמתנה בתיקיית הטיוטות. יש את רשימת המטלות שלך: ערימת התשובות הזו. השתמש בזמן הדוא'ל שנקבע לך כדי לכתוב תגובות מתחשבות וקוגנטיות, במקום לנסות לקרוע כמות גדולה יותר של דברים פחות רלוונטיים. בדרך זו המטרה שלך יכולה להיות להשיג תיקיית טיוטות ריקה, ולא תיבת דואר נכנס ריקה לחלוטין.
4 קבל הודעות דוא'ל באצווה
אם אתה לא יכול שלא לבדוק כל פעם שאתה שומע פינג, דרך קלה לנהל את מטח הדוא'ל המתמיד בתיבת הדואר הנכנס שלך (ולרסן את הסחות הדעת) היא להשתמש בכלי כמו תיבת דואר נכנס תוסף ל- Gmail יכול לחסוך ממך הסחת דעת מתמדת. זה מקבץ את הדוא'ל שלך ושולח אליך בגלים - אבל רק במועדים המדויקים שבחרת.
5 ללא רחם לבטל את הרישום
מחיקת ידיעונים והתראות מכירות לא רלוונטיות אחת לאחת עשויה לפגוע באשליה של פרודוקטיביות, אך ריפול של אותו דואר זבל שבוע אחר שבוע רק מגביר את חוסר היעילות בדוא'ל. 'על פי החוק, כל העלונים חייבים לכלול קישור לביטול המנוי,' אומר דלתון. קח את הזמן ללחוץ על קישור זה כדי להגיש את בקשתך לבטל את הרישום. זו השקעה של עשר שניות שתשתלם בצורת תיבת דואר נכנס נקייה יותר. '
יש לשטוף את העוף לפני הבישול
דלטון גם מציין כי אין צורך להירשם לאפליקציה או שירות לביטול המנוי לדוא'ל בכדי להיפטר מהעומס בתיבת הדואר הנכנס שלך. 'רבות מהתוכניות הללו למעשה מוכרות את כתובת הדוא'ל שלך לחברות אחרות כדי לשמור עליהן בעסקים,' היא מוסיפה.
קָשׁוּר: כיצד לנקות את הטלפון שלך
6 הפעל את תכונת התצוגה המקדימה
השתמש בתכונת התצוגה המקדימה של תוכנית הדואר האלקטרוני שלך, אם יש לה אחת (רובן כן). זה יאפשר לך להציץ בשורות הראשונות של ההודעה בחלון נפרד, כך שלא תצטרך לפתוח אותה לחלוטין כדי לקרוא אותה, ותוכל למחוק זבל באופן מיידי. (בונוס: זה גם מקטין את הסיכויים שלך לפתוח הודעה עם נגיף מצורף).
7 גע במיילים רק פעם אחת (והשתמש בחמשת ה- D)
דלתון מציע לנקוט בפעולה ברגע שאתה פותח הודעה על ידי התחשבות ב -5 D: בצע, האציל, מחק, דחה וייעוד. 'בצע במהירות את האימיילים שדורשים פחות משתי דקות פעולה, והאציל את אלה שדורשים פעולה מצד מישהו אחר', היא אומרת. בטל את הרישום ומחק הודעות שאינן דורשות כל פעולה מיידית, ודחה את ההודעות שדורשות השלמת יותר משתי דקות פעולה. לבסוף, הגש הודעות דוא'ל המכילות מידע רלוונטי לתיקיה נפרדת, כך שתוכל לאתר אותם ביתר קלות בעתיד.
כיצד להשתמש בממרח וניל
קָשׁוּר: 7 מצוות נימוסי הדוא'ל שכולם צריכים לקיים
8 תיקיות הן חבר שלך
כשאתה משתמש בתיבת הדואר הנכנס שלך כאחסון ברירת מחדל, הוא הופך במהירות למגירת זבל דיגיטלית, מה שהופך את זה שאתה מסובך למצוא קשה. פגי דאנקן , מומחה לפרודוקטיביות אישית באטלנטה. אתה יכול למיין ידנית הודעות בתיקיות, בטח, אבל אפילו יותר טוב, אתה יכול להגדיר מסננים אוטומטיים המנתבים הודעות ישירות לתיקיה מועדפת. לדוגמא, התראות מפייסבוק יכולות לעבור ישירות לתיקיית מדיה חברתית. כל ההודעות מצוות השיווק יועברו ישירות לקובץ יוזמות השיווק שלך. (Gmail עושה זאת באופן אוטומטי, אך ניתן להגדיר מערכת דומה עם שירותי דואר אלקטרוני אחרים, כמו Microsoft Outlook.) ברגע שכל הודעות הדוא'ל מסוג אחד, כמו עלוני מידע, מקובצות בתיקיה משלהן, תוכל לבחור הכל ולמחוק הודעות לא רצויות באמצעות לחיצה אחת. מצא הגדרת מיון דוא'ל אוטומטית שמתאימה לך ולמטלות המטלות שלך, ואז הישאר עם זה.
9 טיוטה לתגובה משומרת
אם אתה מקבל מספר הודעות המכילות בקשות דומות, דלטון ממליץ לכתוב תשובת ברירת מחדל משומרת שתוכל להתאים ולהתאים אישית מעט עם כל תגובת דוא'ל. 'שמור את תגובת ברירת המחדל כאחת מחתימות הדוא'ל שלך, כך שתוכל למלא אוטומטית את גוף הודעות הדוא'ל שלך,' היא אומרת. גאון, נכון? (רק אל תשכח לשנות למקבל ולנסיבות.)
קָשׁוּר: איך למעשה לעשות דברים בזמן שאתה עובד מהבית
10 צור חשבון כינוי למיון דואר
פלטפורמות דוא'ל רבות (כולל Gmail), מאפשרות לך ליצור חשבונות כינוי שכולם מוזנים לתיבת דואר נכנס אחת. 'הקמתי את חשבונות הכינוי שלי כדי להזין אותם בתיקייה אחת,' אומר דלתון על הטקטיקה שהיא משתמשת בארגון חשבונות ומסמכים פיננסיים קריטיים אחרים. 'אני לא מתמודד עם אף אחד מהאימיילים האלה עד יום שישי בבוקר, כשאני מקדיש זמן לשבת ולמיין את כל הכספים שלי.'
מה לעשות עם אבטיח נוסף
אחד עשר רַק. אל תעשה. תשובה.
שם, נאמר. עצה זו חורגת מההתמודדות עם דואר זבל ברור מאליו - ואנחנו כמובן לא מפרגנים לרפאים את הבוס שלך. אנחנו מדברים על המסר הזה של עמיתך שני שולחנות למטה. דוהיג טוען כי לעתים קרובות אנשים שואלים שאלות כאשר הם כנראה יכולים למצוא את התשובות בעצמם. ואם אני לא אענה, הם הולכים למצוא את התשובות האלה. איך מיישמים חשיבה מסוג זה מבלי להרגיש גסות רוח? על ידי דאגה יותר לעצמך ולזמנך מאשר לזמנם של אחרים (אה!). מנטרה לתרגול: אין סיבה שאגיב לאנשים פשוט כי הם שולחים לי דוא'ל.
12 חשוב מחדש על חלום תיבת הדואר הנכנס
זו אולי לא פנינת החוכמה הנכונה לכולם - יש משהו מספק מאוד עבור הרבה אנשים בסיום והתחלה של כל יום בתיבת דואר נכנס נקייה. אבל, מבחינתך, אולי הציפייה הזו היא לא מציאותית ואפילו קצת מחניקה. לרוקן את תיבת הדואר הנכנס שלך באדיקות עלול באמת לבזבז זמן (ואולי באמת על משהו אחר), אומר דוהיג. להכות מחיקה, מחיקה, מחיקה אולי מספקת או נראית פרודוקטיבית, אבל למה לטרוח? הוא מציב את השאלה: האם אתה עושה את זה כי זה גורם לך להרגיש טוב או כי זה באמת שימושי? ואם זה לא שימושי, אולי אינך זקוק לתיבת דואר נכנס נקייה - ואולי כדאי להפסיק להשתמש בזה כברומטר להצלחה.
