כיצד לכתוב הודעות דוא'ל יעילות בעבודה ממש פשוט

אם אי פעם קיבלת אימייל מעמית עם הוראות מפורטות, בקשות מעורבבות או דֶרֶך כולל יותר מדי נמענים מיותרים, אתה יודע על החשיבות של תקשורת דואר אלקטרוני יעילה בעבודה. דוא'ל שנשלח ללא ארגון או מחשבה יכול למעשה לחסום את זרימת העבודה, בדרך כלל לעצבן אנשים ולגרום לתקשורת מוטעית אחרת שניתן למנוע.

אז איך מעצבים דוא'ל ברור ויעיל שיוצא לאיזון הנכון בין מפורט לתמציתי; נושא שנוגע בכל הנושאים הנכונים לכל האנשים הנכונים המעורבים? ראשית עליך לדעת מתי צריך לשלוח משהו באמצעות דוא'ל - בניגוד להודעה ישירה, פגישה אישית , או שיחת טלפון . אימיילים הם אידיאליים לשליחת רשימות ארוכות יותר של הוראות, צ'ק-אין בפרויקט או שיתוף קבצים. תקשורת בדוא'ל תבטיח גם תיעוד כתוב של כל השיחות החשובות אליהן תצטרך להתייחס מאוחר יותר. להלן שישה דברים שכל כותבי הדוא'ל האפקטיביים עושים לפני שהם לוחצים על 'שלח'.

1. מקסם את קו הנושא

ראשית כל, ברצונך להתאים את שורת הנושא להודעה ו / או לתגובתך. האם אתה כותב למישהו ששלח לך דוא'ל בשבוע שעבר? אל תשלח הודעה ישנה ולא קשורה ולחץ על 'תשובה' - זה הנמען שלך שכח בדיוק את מה שכתבו לך לפני שבוע. עזור לכוון אותם ולהלחין תשובה עם שורת נושא חדשה המשקפת את הנושא החדש או את תגובתך להודעה שלהם (נניח, מידע רקע על הלקוחה החדשה ביותר שלנו, ג'יין דו או הוראות לבית החדש שלנו בקליבלנד), אומרת פגי דאנקן, מומחה לפרודוקטיביות אישית באטלנטה. יהיה לך פחות סיכוי לבלבל את הנמען, וההודעה שלך תהיה קלה יותר בהמשך.

המקום הטוב ביותר לקנות בגדי עבודה לנשים

שנית, היו ספציפיים. לדוגמא, הנה שורת נושא גרועה / מעורפלת: פגישת צוות. עכשיו, הנה טוב יותר: אנא הביא את הקובץ המצורף הזה לשעה 14:00. פגישת צוות. כשאתה כולל פרטים, כמו פעולה הדרושה או הפרטים היכן ומתי, אתה עוזר למקבל לאמוד באופן מיידי את חשיבות המסר שלך, אומרת מרשה איגן, מחברת ניקוי רעלים מתיבת הדואר הנכנס והרגיל המצוינות בדואר אלקטרוני (20 דולר; amazon.com ). זה גם יעזור להם לזכור להשלים את המשימה הנדרשת.

לא בטוחים מה הנושא צריך להיות? חשוב על מילות המפתח בהן היית משתמש אם היית צריך למצוא את הדוא'ל מאוחר יותר, אומר ניק מורגן, מחבר הספר אתה יכול לשמוע אותי? כיצד ליצור קשר עם אנשים בעולם וירטואלי (11 דולר; amazon.com ).

2. ספק הוראות מפורטות

בהירות ההוראות הכתובות יכולה לגרום או לשבור את האפקטיביות של דוא'ל עבודה. אם אתה מקצה משימות בהתאמה לקבוצת אנשים, פרק אותן לפי אנשים והשתמש בנקודות תבליט כדי לעזור לכולם לדעת בדיוק במה אתה זקוק לעזרה מכל אחד מהם, באופן ספציפי.

3. בחר את הנמענים בזהירות

כתוב את הדוא'ל לפני שתוסיף את הנמענים, אומרת ונסה ואן אדוארדס, מחברת לרתק את מדע ההצלחה עם אנשים (12 דולר; amazon.com ). זה לא רק ימנע את השליחה החוששת בטעות, אלא גם יאפשר לך להוסיף נמענים על סמך תוכן הדוא'ל. רוצה להימנע מאותן רשתות דואר אלקטרוני ארוכות? אם אתה זקוק למספר אנשים שיגיבו למשהו, כגון מסמך, שקול ליצור קובץ הניתן לשיתוף (כמו Google Doc), שבו כולם יכולים להציע שינויים במרחב אחד מבלי לשלוח אלף מיילים.

קָשׁוּר: כל מה שאתה צריך (ואסור לך) לכלול בדוא'ל מחוץ למשרד

4. גזור שפת ניקוז

שולחים דוא'ל על snafu שצריך לתקן? במקום להתבוסס בשיריות על איזה גרור מדובר או מי באשמתו, התמקדו ב נדרשת פעולה לתקן בעיה. לדוגמא, במקום לומר, 'ללקוח יש בעיה במצגת שלנו וזה יהיה קשה לתקן,' נסה, 'אשמח לעזרתך לתקן משהו שהלקוח העלה בשיחתנו.' זה יעשה מתן משוב שלילי או לבקש משימות לא נעימות באמצעות דואר אלקטרוני יעיל יותר.

5. כלול הוראות תגובה

גם כאשר הדואר האלקטרוני שלך אינו דורש תגובה (אני אהיה במפגש עם רופא במשך השעתיים הקרובות או שאתה יכול למסור את הדוח שלך מחר במקום היום), אנשים רבים חשים מחויבים לאשר זאת באמצעות אישור או תודה. תן לאנשים האלה לצאת בקלות. אם אתה לא רוצה לשמוע, כלול 'אין צורך בתשובה' בסוף ההודעה שלך, אומר דאנקן. זה חוסך זמן בשני הקצוות ומונע דוא'ל חסר תועלת להסתבך בתיבות. כמו כן, אל תהססו לכתוב תודה מראש כשאתה שואל מישהו שאלה. זה ימנע ממך לחוש פיתוי לשלוח תודה בשורה אחת כאשר האדם כותב בחזרה.

6. אל תהיו אישיים מדי

אימיילים נועדו לעובדות ולא לרגשות, אומר איגן. בגלל היעדר הטיה קולית ושפת גוף בהתכתבויות דיגיטליות, רגשות מסוימים - איך אתה מרגיש כלפי עמית לעבודה, מה חשבת על מפלגת השכן שלך - יכולים בקלות להתפרש לא נכון. אם ברצונך להעלות נושא רגיש (או פחות חיובי), התקשר אליו במקום זאת.