יש סיבה לכך שניהול זמן הפך לגישה בלתי מושגת ובלתי מספקת עבור אנשים רבים. אולי אתה מחשיב כישורי ניהול זמן גרועים כחסרון הגרוע ביותר שלך, דבר שמעכב אותך בבית ובעבודה. אך מדוע יש לצפות שמישהו יוכל 'לנהל' זמן? הזמן הוא מבנה בלתי מוגדר, אוטונומי, ולכן לא ניתן לניהול מטבעו.

כמה פעמים אמרת לעצמך שאתה הולך לעשות את הדבר הזה בשעה 14:00. אתה מתחיל לעשות את הדבר הזה בגיל 2, אבל דוא'ל דחוף יותר מגיע דרך- דָבָר ! - ואתה צריך לענות על זה. ואז אתה מהופנט משלך תיבת דואר נכנס מלאה במיילים אחרים ; באותה מידה יכול לענות על אלה כאשר חלון זה למעלה. דוא'ל אחד מקשר למאמר שמזכיר לך מאמר אחר שחבר שלך שלח לך ביום זה ששכחת לקרוא. אתה מתחיל לקרוא ומבין שזה כבר 2:28, והקצבת רק שעה אחת לעשות את הדבר הראשון. (רמז לחרדה ונזיפה עצמית).

אינך יכול להחזיר את השעון לאחור לשעה 14:00 - או להשהות את הזמן בזמן שאתה מרכיב את 28 דקות העבודה שאבדו. מה אתה פחית לעשות במקום זאת, הוא לתאר מחדש את האופן שבו לדעתך יש להשיג פרודוקטיביות. במקום לנסות (ולהיכשל) לעמוד בקצב הזמן, שלט בך תשומת הלב - היכולת לבחור מתי, ועל מה, אתה עושה (או לא מתרכז).

מה לעשות בחורף בתקופת קוביד

מדוע ניהול זמן לא מקצץ בזה יותר

'כל עוד אנו מבטאים את דרכנו לפרודוקטיביות במונחים של ניהול זמן, אנו תמיד עומדים להיות מאחורי הכדור שמונה', אומר מאורה תומאס , מומחה לפרודוקטיביות ומחבר של ניהול תשומת לב .

לדברי תומאס, ישנן שתי סיבות עיקריות לכך שניהול זמן, כמושג, אינו מתאים להרבה אנשים. 'האחת, כשאנחנו אומרים ניהול זמן, זה נותן לנו את האשליה שלמעשה יש לנו שליטה לאורך זמן, כשלמעשה אין לנו - הזמן צועד לא משנה מה אתה עושה', היא מסבירה.

שתיים, כשרוב האנשים חושבים לנהל את זמנם, האינסטינקט הראשון שלהם הוא לקבוע פגישה עם עצמם (בשעה 9 בבוקר אני הולך לסיים את הניתוח הרבעוני שלי; בשעה 10:30, אני אתחיל לענות למיילים). הנושא, כפי שתומס מציין, הוא שקל - הכי קל - לקבוע פגישה עם עצמך. מי יעצור אותך?

הזמן הוא עדיין הכרחי וחשוב, אך הוא לא אמור להיות הדבר היחיד אליו אתה משרשר את תחושת הפרודוקטיביות האישית שלך. תומאס ממליץ להשתמש בלוח השנה שלך רק לדברים שיש להם 'קשר חזק לזמן'. אלה הפגישות שלך עם אנשים אחרים, אירועים, מועדים לפרויקטים המגיעים.

למשימות אחרות שלא מבחינה טכנית יש מועד אחרון, שאינך באמת אחראי למישהו אחר, יש קשר חלש יותר לזמן. במקרים אלה, ודאי, אתה יכול לתכנן לעבוד על משהו בשעה 15:00, אך 'אם אינך שולט גם בתשומת לבך במהלך חסימת הזמן הזו, זה לא משנה', אומר תומאס. 'בכל פעם שחסימת הזמן הזו מסתיימת, המשימה לא תיעשה אם לא תנהל את תשומת לבך.'

'אם ניהול זמן פירושו לקבוע פגישות עם עצמך בלוח השנה שלך, אנחנו נכשלים בזה, ותמיד נכשלנו בזה', היא אומרת. 'אבל הסיבה שאנחנו נכשלים בזה עכשיו היא בגלל שיש לנו כל כך הרבה הסחות דעת.'

קָשׁוּר: הטיפים לעבודה מהבית ממש פשוט עורכים נשבעים

מה הפירוש של ניהול תשומת הלב שלך?

באמצעות תחקיריה, כתיבתה וניסיונה בהוראת פרודוקטיביות, הגיעה תומאס להגדיר את ניהול הקשב כ'אוסף של התנהגויות המעניקות לך את ההזדמנות לזהות היכן נמצא ראשך, ו [היכולת] לעבור למצב המוחי הנמצא יותר רלוונטי כרגע. '

ניהול תשומת לב אינו גרוש לחלוטין מהתפיסה של זמן או ניהול זמן, מכיוון שכולם קשורים זה לזה. (כפי שמודה תומאס, 'במובנים מסוימים אנו מדברים על סמנטיקה, אך המילים בהן אנו משתמשים הן חזקות'.)

אך כמושג, מטרתו לשנות את הבנתך ואת האסטרטגיה שלך ל אֵיך אתה מניע את עצמך : במקום להתמקד בניסיון לשלוט בזמן, משהו שאף אחד לא יכול לשלוט בו, אתה יכול להתמקד בתרגול שליטה על תשומת הלב שלך - דבר שניתן מאוד לבצע (אם כי עם תרגול וכוח רצון). במילים פשוטות, תומאס נחוש להזכיר לאנשים שהם לא חסרי אונים ולהעצים אותם להחזיר את השליטה בימים עמוסים.

איך לשמור על ריח טוב של הבית שלך כל הזמן

קָשׁוּר: עסוק? הטכניקה של פומודורו מחוללת פלאים לפרודוקטיביות - וכל מה שאתה צריך הוא טיימר למטבח

הכירו את היכולת שלכם לניהול תשומת לב

על מנת להבין את ניהול הקשב כשיטת פרודוקטיביות, ראשית עלינו להבין כיצד תשומת הלב עצמה עובדת, באופן רחב ואישי. בואו נחזור לאותם 'מצבי מוח' שתומאס הזכיר, או 'ארבעת הרביעים' של תשומת הלב שאנו תופסים ועוברים ביניהם בכל נקודה מסוימת של היום.

היא אומרת, 'אם אנו מסווגים באופן רופף את מצבי המוח השונים שבהם אנו יכולים להיות - כמובן שיש מספר אינסופי - אך רק בדליים הכלליים, הם: 1) תגובתי ומוסחת, 2) ממוקד וחשוב, 3) חלומות בהקיץ או נודד נפש, ו 4) זרימה. '

1. תגובתי ומוסחת

זהו מרחב הראש בו רוב האנשים שוהים לאורך כל היום, בין אם אתה הורה בבית או יועץ ארגוני. במצב זה, אתה יכול להיות מנסה להתמקד, אבל אתה עדיין חסר שליטה על הסביבה שלך ונשאר לחסדי הסחות הדעת: הודעות דוא'ל, פינגים רפויים, הטלפון מצלצל, רוצה לקרוא מאמר מגניב, מישהו שמבצבץ ליד שולחן העבודה שלך כדי לשאול שאלה מהירה, מרגיש רעב ל חטיף, או ילד שמפריע למשימה בזמן שאתה עובד בבית .

'אנחנו עוברים מדבר לדבר ... ואנחנו פשוט ריבוי משימות - או ליתר דיוק, החלפת משימות - עד ימינו', אומר תומאס. יתכן שתתחיל פרויקט המתכוון לראות אותו, אך שפע של הסחות דעת חיצוניות ופנימיות פיתויים להתמהמה שמור אותך במצב תגובתי ומוסח, שהוא, באופן לא מפתיע, לא הרבע האידיאלי לניהול תשומת לב להיות בו לצורך פרודוקטיביות מיטבית.

2. ממוקד ומודע

'הדלי השני הזה הוא סוג של ההפך הקוטבי,' אומר תומאס. ה מצב ממוקד ותודעתי הוא אחד שבו אתה מתרכז באופן פעיל. אתה משקיע מאמץ לרכז את כל תשומת לבך במשימה אחת (כתיבה ושליחת דוח דוא'ל ארוך) או אולי להקדיש זמן מסוים וריכוז למערך משימות (לוקח זמן לשלוח מספר הודעות דוא'ל שהוספת. כבוי).

כך או כך, אומר תומאס, ברבע הזה 'אתה נוקט בצעדים כדי להבטיח שאתה לא מופרע, אתה דוחף באופן פעיל מחשבות אחרות שמתגנבות, ושומר על תשומת הלב שלך למשך תקופה ממושכת על קוגניטיבית יותר. משימה תובענית. '

זהו מרחב הראש הברור ביותר שיש להשתמש בו בכדי להיות העצמי היצרני והיעיל ביותר שלך. תומאס הפניות קאל ניופורט , סופר ופרופסור חבר למדעי המחשב באוניברסיטת ג'ורג'טאון, שהתמקד המונח 'עבודה עמוקה' לתאר את סוג העבודה שקורה במצב זה.

קָשׁוּר: 3 טכניקות של תשומת לב קלה שאתה יכול להתגנב ליום עבודה עמוס

3. חלום בהקיץ או נדידת נפש

'זה המקום בו אנו לא מכוונים את תשומת ליבנו באופן פעיל לשום מקום מיוחד, אך אנו מתנגדים באופן פעיל להסחות דעת', מסביר תומאס. ״אתה נותן למוחך לנדוד וצודק לִהיוֹת , ואתה אומר בכוונה 'לא' להוציא את הטלפון שלך כדי לשלוח טקסט, להדליק את הטלוויזיה או אפילו להכניס פודקאסט. תומאס מתייחס לרגעים שקטים או לרגעי 'בין לבין', שבהם אתה מחכה לאוטובוס, בתור להזמין בבית קפה, או לחצות חניה כדי להשיג את המכונית שלך.

זה אולי נראה לא מזיק, אפילו חכם - פרודוקטיבי! - למלא את הרגעים שביניהם בפעילות או בהיסח הדעת (למה לא להפיל כמה מיילים בזמן שנסע במעלית?), ולעתים קרובות זה יכול להיות. אבל חשוב למצוא איזון, כי זה במהלך כיסי המוח הקטנים האלה המשוטטים שכל הדברים הטובים קורים.

'מצב החלימה בהקיץ הוא כאשר יש לנו תובנה, מתי אנו מקבלים רעיונות וכאשר היצירתיות שלנו באמת יוצאת החוצה', היא אומרת. אתה לא יכול לפקוד על עצמך לקבל תובנה, רעיון חדש או לפתור בעיה. זה רק באותם רגעים שקטים שבהם הדברים האלה יכולים לקרות. הגענו איכשהו להבנה שאם אנחנו לא עושים, עושים, עושים, אז אנחנו לא פרודוקטיביים. אבל באמת, ההיפך הוא הנכון. '

4. זרימה

ולבסוף, יש זרימה, המצב הפסיכולוגי הממוקד עמוק בו המוח שלך עובד אחרת מאשר בכל שלושת הרבעים האחרים. מושג פסיכולוגי זה הוכר לראשונה ושמו על ידי הפסיכולוג ההונגרי Mihály Csíkszentmihályi, וכולל אובדן מאמץ של עצמך במשימה אחת. 'המשמעות של זה כשאתה זורם הוא שהחלק במוח שלך שמזהה את עצמך בזמן ובמרחב (אני רעב, אני קר, זה משעמם, מעניין אם מישהו אהב את הפוסט שלי באינסטגרם) נעלם , 'אומר תומאס. 'אתה שקוע לחלוטין במשימה העומדת על הפרק; זה קליטה מוחלטת במה שאתה עושה. '

במילים אחרות, אפילו בלי שתבינו את זה, אתם באזור. המקום הנפשי המושלם לפריון, נכון? אבל יש תפיסה אחת: 'אתה לא יכול לפקח על עצמך לזרום', אומר תומאס, ומוסיף, עם זאת, כי 'כשאתה נשאר במרחב הראש הממוקד והמודע לתקופה ממושכת, יתכן שיהיה לך מזל מספיק כדי לעבור לזרימה. '

'אלה ארבעת המצבים המוחיים שאנו יכולים להכניס אליהם את פעילות המוח שלנו, וניהול קשב הוא בסופו של דבר היכולת לזהות באיזה מצב אתה נמצא ואז לעבור במודע לזה שישרת אותך בצורה הטובה ביותר ברגע זה', היא אומרת.

איך לנהל את תשומת הלב שלך

אם הצעד הראשון לקראת שליטה בניהול קשב הוא טיפוח המודעות למקום שבו הנפש שלך נמצאת ברגע נתון, השני הוא הכרה באיזה מצב מוחי אידיאלי למשימה העומדת על הפרק - ואז בכוונה להעביר את עצמך למצב מוחי זה כדי להשיג זאת. בוצע.

זה הוגן לומר ש'ממוקד וקשוב '- לא המצב' תגובתי ומוסח 'הנפוץ יותר - הוא מקום נפשי אידיאלי לחיות בו ביום עמוס. אבל איך מגיעים לשם דבר ראשון בבוקר כשאתה מנומנם וערפילי? או בסביבות הצהריים כאשר ערימת המשימות שעל הצלחת שלך היא מוחצת באופן רשמי? או בסביבות השעה 15:00. כשאתה רעב אתה עייף ועמיתים לעבודה שלך (או המשפחה) מפריעים? אתה לוקח בחזרה את השליטה.

מה הכי טוב לנקות רצפות עץ

'אנשים אומרים לי שהם צריכים לעשות את עבודתם, אבל [הם לא יכולים בגלל] אנשים ממשיכים להפריע להם. אנשים הם תמיד הולך להפריע לך, 'מסביר תומאס. 'הדרך היחידה שבה אתה יכול להפסיק להפריע היא לומר לאנשים להפסיק להפריע לך לתקופה מסוימת.'

כדברי תומאס: תשומת הלב היא התרופה להסחת הדעת. במקום לתת להסחות דעת לשלוט בך, הכיר בסוכנות משלך עליהם. 'שתי הטכניקות הקריטיות ביותר ל [תחילת העבודה] לשליטה על תשומת הלב שלך הן לשלוט בסביבה שלך ובטכנולוגיה שלך,' היא אומרת. הנה איך זה.

שלוט בסביבה שלך

אחת הדרכים לעשות זאת היא ליצור אותות שמתקשרים לאחרים שאתה מנסה להישאר ממוקד. זה יכול להיות סימן מילולי אל תפריע; זה יכול להיות גם לובש אוזניות; אם יש לך משרד או אזור עבודה נפרד, זה יכול להיות סגירת הדלת; או שזה יכול להיות כל האמור לעיל, אם תזדקק. לא משנה מה האות, תהיה מפורש לגביו - אל תצפה שרק בגלל שיש לך אוזניות אנשים יידעו שזה אומר לא להפריע. אתה צריך להגיד להם, 'מתעקש תומאס. 'כאשר האות שלי לא להפריע הוא למעלה זה אומר שלא תטריד אותי אלא אם כן זה באמת מקרה חירום. זו דוגמה לשליטה בסביבה שלך. '

זה לא מציאותי לצפות שיהיה אות 'אל תפריע לי' במשך כל היום, אבל תומאס ממליץ להיסגר להתמקד עמוק למשך 20 דקות כל שעה, או למשך 90 דקות בערך פעמיים יְוֹם. 'התדירות ומשך הזמן תלויות בך, וזה תלוי באופי העבודה שלך או עד כמה האנשים סביבך זקוקים לך,' היא אומרת.

שלוט בטכנולוגיה שלך

ברגע שיצרתם סביבה נטולת הסחות דעת, הגיע הזמן לבטל את הסחת הדעת האולטימטיבית: המכשיר שלכם. כל מודעת באנר, מספר, נקודה, פינג, DM, נועדו לחטוף את תשומת ליבכם. הם עושים עבודה טובה גם בזה, אבל יש לך יותר שליטה ממה שאתה חושב.

'הצעד השני לשליטה בסביבה ותשומת הלב שלך הוא לסגור את הדוא'ל שלך או לעבור למצב לא מקוון או לא להפריע,' מייעץ תומאס. כן, גם אם המשימה עצמה עליה אתה עובד היא דוא'ל.

'אם יש לי 50 [דוא'ל] אני צריך לענות, הדרך היחידה שאני אעשה זאת היא אם אפסיק להיכנס להודעות חדשות,' היא אומרת. 'אחרת לא אגיע לחמישים הקיימים, כי אני אענה לראשונה ואז תהיה חדשה (וחדשה וחדשה).' הפנה את תשומת ליבך למיילים חדשים בלבד לאחר הגבת להודעות הקיימות שיצאת לענות עליהן.

מה אחוז האלכוהול ביין

ואז הסתיר את הטלפון שלך - ו'כל דבר אחר סביבך שמזמזם או מצלצל או רוטט או שמפנה את תשומת לבך אחרת ', אומר תומאס. שים את זה על אל תפריע, שקט ופונה כלפי מטה - או אפילו יותר טוב, מחוץ לטווח ראייה איפשהו. 'מחקרים מראים שרק נוכחות הטלפון שלנו מסיחה את דעתנו, גם אם היא כבויה ופונה כלפי מטה.' (אל תיבהל, אתה יכול לבדוק את הטלפון והדואר האלקטרוני שלך ואת הצ'אטים של גוגל ואת הטוויטר ואת כל השאר כאשר תקופת המיקוד המיועדת שלך חלפה.)

אם אתה מישהו שאוהב רעש רקע , היזהר ממה שאתה בוחר להקשיב. אולי אתה חושב פודקאסט, המשרד שידורים חוזרים, או מוזיקת ​​ראפ עוזרים לך להתמקד, אבל זה יכול להיות ההפך.

'כולם שונים, אך מחקרים מראים שבאופן כללי זה מסיח את הדעת. הדבר המסיח את הדעת ביותר לאנשים הוא צליל קולותיהם של אנשים אחרים, 'אומר תומאס. 'אם אתה באמת רוצה רעש, השמע אותו: מוסיקה קלאסית, צלילי גלי ים, צרצרים מצייצים או אש מתפצפצת.'

קָשׁוּר: רעש לבן, רעש ורוד או רעש חום - איזה צבע מתאים לך?

פירקו משימות וקבעו נקודות עצירה

כאשר אתה מחליט שהגיע הזמן לבצע משימה, וחיסלת את ההפרעות האפשריות, בצע את המשימה הזו, 'עד שהיא תסתיים או עד שתגיע לנקודת העצירה שקבעת לפני שהתחלת.' כאן הזמן ותשומת הלב הולכים יד ביד.

אם זו משימה אחת גדולה, חלק אותה לחתיכות ברות השגה, שהשלמתן הופכות לנקודות העצירה המיועדות לך. חידד כל אחד עם מלוא תשומת לבך עד שיסיימו. או הגדר טיימר ותחליט שאתה הולך להפנות את כל תשומת ליבך להשלים את מה שאתה יכול במסגרת זמן זו.

התחל לבצע רפורמה בהרגלים ישנים

שלב זה נועד לתרגל את ההרגלים שלעיל בכדי להפוך את מיקוד תשומת הלב לטבע שני.

'אנשים שואלים אותי הרבה, & apos; האם אנחנו מכורים למכשירים שלנו? & Apos; אני לא פסיכולוג, אבל מה שאני יכול לומר לך הוא שהטכנולוגיה שלנו יוצרת הרגלים בכוונה, 'אומר תומאס. 'כל האפליקציות בטלפונים שלנו ... נועדו לגנוב את תשומת ליבנו.'

מעבר ממשימה למשימה או כניעה לפיתוי של ניקוי הודעה, בדיקת טקסט, הפעלת הטלוויזיה לרעש רקע - כולם הפכו לחלק ממארג חיי היומיום שלנו. אנו מאומנים בעצם להיות מוסחים בכל צעד ושעל. 'אנו מתורגלים להסחת דעת,' סבור תומאס.

על ידי הפחתת הסטות הקשב, 'אתה מתרגל יותר לפרקי זמן ממושכים ללא [אותם] ומתחיל לבנות את היכולת שלך להישאר ממוקד זמן רב יותר', היא אומרת. 'כשם שהסחת דעת הולכת ומצטמצמת לטווח הקשב שלך, שליטה בהסחות הדעת האלה בונה את טווח הקשב שלך. [בסופו של דבר], במקום לעבור כל כמה דקות, יש לך יותר יכולת לבחור מתי אתה עובר. '

'כישלוננו להשיג את הדברים החשובים ביותר עבורנו - וכך אני מגדיר פרודוקטיביות - אינו בגלל שאין לנו מספיק זמן ביום', מסכם תומאס. 'אנו מתנהגים כאילו אנו חסרי אונים לחלוטין לכל הדברים סביבנו, כשלמעשה איננו. בעיניי, זה המסר החשוב ביותר ואותו אני הכי נלהב ... אני באמת רוצה שאנשים יבינו שיש לך שליטה על תשומת הלב שלך. ובכן, אולי אתה לא עכשיו, אבל אתה יכול. '

קָשׁוּר: רוצה להפסיק להתמהמה? להלן 7 טריקים שונים לנסות כעת (לא מאוחר יותר)