כל מי שנמצא עמוק בחובות דוא'ל יודע כמה זה יכול להיות מלחיץ לחייב תשובה למישהו (או להרבה אנשים). הם גם יודעים כמה קשה להתמודד עם המוסיקה, להחזיק את האיחור וללחוץ על שלח.

האם כדאי להכיר ולהתנצל על העיכוב, או לשחק אותו מגניב ולנהוג כאילו שום דבר לא בסדר? האם לאחר פרק זמן מסוים בכלל כדאי להגיב? לפני שתתחייב נימוסי דוא'ל faux pas, קרא את המלים הגדולות ביותר ואל תעשה של תשובה מאוחרת להודעת דוא'ל, היישר משני מומחי נימוס (בתוספת כמה תשובות לדוגמא כדי להתחיל).

1. הכירו אם אתם ממש מאחרים להגיב או לא.

החליטו אם אתם ממש מאחרים או סתם מרגישים אשמים, אומרת דיאן גוטסמן, מומחית כללי נימוס, המחברת של נימוסים מודרניים לחיים טובים יותר (9 דולר; amazon.com ) ומייסד בית הספר פרוטוקול בטקסס. יש לך חלון 24 שעות ביממה, או יום עסקים אחד, לתגובה לדוא'ל שאינו חירום.

2. לרוב, כדאי להתנצל.

זה קורה, כולם מפספסים מועדים או שוכחים לכתוב בחזרה - אף פעם לא כואב להכיר בזה לפני שעוברים הלאה. כשזה קורה, יש צורך בהתנצלות, אומר ג'ודי ר 'סמית', נשיא הייעוץ לגינון מנרסמית 'ומחבר הספר ספר הנימוסים: מדריך שלם לנימוסים מודרניים (10 דולר; amazon.com ). התנצלו והקדמו את השיחה.

איך להיפטר מהר מקמטים בבגדים

3. שמרו על זה קצר ולעניין.

מטרת הדוא'ל היא להיות מהירה, אינפורמטיבית ותמציתית. כך עליכם להתמודד עם הפיקוח על כך שלא תגיבו במהירות (בכוונה או לא), אומר גוטסמן. אין צורך לעשות שעווה פואטית, לשתף TMI או להמציא תירוצים.

הסברים לעתים קרובות רק מפריעים, אומר סמית '. אין צורך ליצור אגדות גבוהות, ובוודאי שלא צריך את האמת המכוערת.

אם אתה מתכוון להזרים בו אישיות קטנה, גוטסמן אומר ללכת עם משהו פשוט: אני מצטער שלא חזרתי אליך מוקדם יותר. חקרתי את בקשתך והתעלמתי מבלי משים להשיב מיד. ותשאיר את זה.

כמה אתה נותן טיפ למשלוח

4. בחר את מילותיך בחוכמה.

כמובן, אם אתה קרוב לאדם האחר, מתאים נימה מזדמנת ושיחה יותר. גוטסמן אומר תגובה כמו, אוי אוי, אני כל כך מצטער שלקחתי כל כך הרבה זמן לחזור אליך. בבקשה תסלח לי! זה נהדר עבור מישהו שאתה קרוב אליו, אבל אולי לא להחלפת דוא'ל מקצועית עם הבוס שלך. מנעול חיית מחמד אחד שיש למנהלים רבים הוא כאשר דוח מגיב באיחור תוך שימוש בסלנג כמו, רע. זה מתגלה כנופף או לא כנה. עדיף להיצמד לאיש מקצוע מנוסה ואמיתי כמו, מתנצל על העיכוב, אני אגיע לזה ויהיה לי טוב יותר בהמשך.

5. תסתדר להיות יותר טוב.

דוא'ל עם מועד אחרון לשבת ולשבת בתיבת הדואר הנכנס שלך לא מהנה - וזה גם לא נוח עבור האדם האחר. הקפידו על נקודה בעתיד לסמן דוא'ל חשוב כדי שלא יתעלמו מהם, אומר גוטסמן. התמהמהות עם תגובה מאחרת רק הופכת את המצב לאי נוח יותר.

איך להתחיל לנקות את החדר שלך

כמה דוגמאות למשלוח אימיילים

אם פספסת מועד חשוב לעבודה, סמית אומר שהוא הבעלים של זה, ואז תגיד תודה על הסבלנות:

אנא סלח לעיכוב. אנו מסיימים את הפרויקט כעת ונמסור לך את כל המידע המבוקש מ- COB מחר. תודה על הזמן הנוסף, שכן הצלחנו לענות באופן מלא על כל השאלות שלך ולצפות לדבר איתך בפגישה בשבוע הבא.

אם מישהו שלח לך הערה ידידותית ללא מועד אחרון, אבל זה מרמז על תגובה מנומסת, גוטסמן מציע:

תודה על דוא'ל חביב שלך לגבי הקידום האחרון שלי. אני מעביר משרדים בימים האחרונים והזמן התרחק ממני. אני מצפה להדביק אותך במיקסר בשבוע הבא.

אם אתה לגמרי החמיץ מועד אחרון ל- RSVP , אומר סמית, הפוך את ה- mea culpa שלך לקצר ומתוק והתמקד במקום באירוע.

אני כל כך מצטער על שפספסתי את תאריך ה- RSVP שלך, כמובן שאנחנו נהיה באירוע המיוחד שלך. כבר יש לי את השמלה ובעלי מתכנן לנעול את נעלי הריקוד שלו.

מה עושה טיפול בשמן חם

אם קיבלת חדשות רעות מחבר או קרוב משפחה ודחתת להגיב, סמית אוהב את הגישה העדינה הזו:

הדוא'ל שלך הגיע כהפתעה מוחלטת ורציתי לחכות עד שיהיה לי רגע שקט להגיב באמת. זו חייבת להיות תקופה קשה מאוד ...

הפעם היחידה שזה בסדר לא להגיב

אם הדוא'ל הוא משהו שאין לך עניין בו (תחשוב: בקשות המוניות), או ממישהו שאתה מעדיף לחסום, לחץ על & apos; מחק & apos; ואל תחשוב פעמיים, אומר גוטסמן.

קָשׁוּר: כל מה שאתה צריך (ואסור) לכלול בדוא'ל מחוץ למשרד