שלב 1: השליך קבלות מאומתות ותלושי כספומט

כמעט כל העיתונים הפיננסיים שלך יכולים להיות מחולקים לשלוש קטגוריות: רשומות שעליך לשמור רק במשך השנה הקלנדרית או פחות, ניירות שעליך לשמור במשך שבע שנים (החלון האופייני שבמהלכו ניתן לבחון את החזר המס שלך), וניירות שכדאי לכם לתלות בהם ללא הגבלת זמן.

למשל, האם אתה באמת צריך לשמור את כל הקבלות למשיכת כספומט? לא. לאחר שבדקת את המידע כפי שהוא מופיע בחשבונך המקוון או בדוח החודשי שלך, תוכל לזרוק את ההחזר כספומט. הדבר נכון גם לגבי תלושי פיקדון וקבלות כרטיס אשראי. אל תשמור קבלות מכירה על רכישות קלות לאחר ששימשת את המוצר בצורה מספקת כמה פעמים או שהאחריות פגה. שמור קבלות על קניות גדולות (כל פריט שעלות ההחלפה שלו עולה על ההשתתפות העצמית בביטוח בעלי הבית שלך או בביטוח השוכרים).

זמן קצר לאחר תום השנה הקלנדרית, ככל הנראה תוכל לזרוק (או יותר בטוח, לגרוס) שלל נייר נוסף, כולל תלושי המשכורת שלך, הצהרות כרטיס אשראי ומשכנתא חודשיות, חשבונות שירות (אם הם לא לצורך ניכויים עסקיים), ודוחות חודשיים או רבעוניים של חברות תיווך וקרנות נאמנות לשנה הקודמת.

'בדרך כלל הפעילות כולה של השנה רשומה בפירוט בהצהרה הסופית שלך בסוף השנה, מה שמייתר כל הצהרה אחרת', אומר אד סלוט, רו'ח ברוקוויל סנטר, ניו יורק. למשל תלושי התשלום הסופיים וטופס W-2, למשל, מתעדים את כל הרווחים שלך לשנה אם אתה עובד אצל מישהו אחר; אם אתה עצמאי, 1099 הטפסים שלך עושים את אותו הדבר עבורך. באופן דומה, רוב חברות ההשקעות וכמה מנפיקי כרטיסי אשראי שולחים דוחות מקיפים בינואר. 'שמור על העדכונים החודשיים עד שתשלם אותם עם סיכומי סוף השנה,' אומר סלוט.

שלב 2: המשיך לדוחות הסופיים עד שבע שנים

עם זאת, תצטרך להחזיק בדוחות כרטיסי האשראי הסופיים האלה, יחד עם ה- W-2 ו- 1099 שלך, במשך שלוש שנים לפחות, ורצוי, במשך שבע. לשירות ההכנסה הפנימית יש עד שלוש שנים מיום הגשת דוח המס שלך לבדיקת שגיאות וכל עוד שש שנים לערוך ביקורת אם יש סיבה לחשוד שדיווחת על הכנסות ברוטו שלך בשיעור של 25 אחוזים ומעלה. (אין התיישנות לכל מי שביצע בכוונה הונאה.) אכן, יהיה עליך לשמור על כל הניירת שתומכת בהחזרתך עד שייסגר חלון הביקורת. בין המסמכים הנוספים עליכם לשמור: צ'קים וקבלות שבוטלו עבור כל הוצאות העסק המשתתפות בניכוי (כמו אלה לבידור, ציוד משרדי ביתי ודמי מקצוע מקצועיים), תרומות לחשבון פרישה, תרומות צדקה, חשבונות טיפול בילדים, מחוץ הוצאות רפואיות בכיס, מזונות ותשלומי ריבית משכנתא וארנונה.

אלא אם כן הגשתם ביודעין הצהרה כוזבת, תוכלו לזרוק מסמכים תומכים אלה לאחר שלוש עד שבע שנים, תלוי עד כמה מצב המס שלכם הוא פשוט.

אך אל תזרוק את החזרי המס בפועל או את סיכומי סוף השנה של חשבונות ההשקעה שלך, גם לאחר שהסיכוי לביקורת כמעט ונעלם. מסמכים אלה אינם תופסים מקום רב ויכולים להועיל מאוד לתכנון פיננסי עתידי.

למטרות ביטוח, תרצה לשמור גם קבלות על רכישות וקבלות גדולות המראות כמה שילמת עבור שיפורים בבית ללא הגבלת זמן, הן כדי לספק קונים פוטנציאליים והן כדי להפחית מיסי רווחי הון בעת ​​מכירת הבית. חשוב ביותר לשמור את תלושי האישור המציגים את ייעודי המוטבים ואת מחיר הרכישה של מניות, קרנות נאמנות וכל השקעה אחרת שאתה מחזיק; להישאר על הרשומות הללו ללא הגבלת זמן מכיוון שיום אחד, אומר סלוט, 'אתה או היורשים שלך תצטרכו לדעת בדיוק כמה שילמתם כדי לקבוע את הרווח בהשקעה שלך לצורכי מס.'

שלב 3: תן לניירות שלך בית

אם יש לכם חדר פנוי או פינה שתוכלו לייעד כמקום בו אתם מתמודדים עם ניירת, נהדר; אם לא, מגירה, ארון או ארון שבו תוכלו לאחסן שטרות ורשומות עדכניות, הממוקמים ליד שולחן שעליו תוכלו לכתוב צ'קים, יעשו. באשר לאספקה, תמצא תיקיות או מעטפות מנילה שיהיו שימושיות להגשת הניירות, כמו גם ארון תיקים או קופסת קרטון להחזיק את הרשומות.

שמור את צוואתך, תעודות הלידה והנישואין שלך, פוליסות ביטוח, מעשי רכוש ותיעוד קבוע אחר במקום בטוח אך נגיש ליד המסמכים הכספיים האחרים שלך, כך שאתה והיורשים שלך תמיד תוכל להגיע אליהם במהירות, אם הם צריכים .

שלב 4: היה שיטתי

יש תוכנית לעיבוד כל הנייר. בחר מקום שבו תשים את השטרות - נניח, מעטפת מנילה, מגירה או ארגז פלסטיק או סדרן - וזרוק לכל מעטפה כשהיא מגיעה לדואר. ואז, כאשר אתה מתיישב לשלם את החשבונות שלך, יהיה לך את כל הניירת שאתה צריך במקום אחד.

הנה המפתח: לאחר ששילמתם את החשבון או בדקתם את ההצהרה, הגישו אותה מייד. 'המטרה שלך צריכה להיות לגעת בפיסת נייר כמה שפחות פעמים, במקום לדשדש אותה מערימה לערימה', אומרת פאולה בויר קנדי, מתכננת פיננסית במשרד ארנסט אנד יאנג במיניאפוליס. ״אם אתה מחזיר את החשבון למגירה לאחר שתשלם אותו, הוא ימצא חברים והם יזדווגו ויולידו צאצאים. די מהר, יהיה לך המלטה אמיתית. '

שוב, מערכת תיוק ראשונית מאוד היא כל מה שאתה צריך. השיטה הפשוטה ביותר היא לזרוק את כל מה שקשור למס לשקע יחיד ברגע שסיימתם עם זה - מגירה, ארון תיקים, קובץ אקורדיון נייר או אפילו קופסת נעליים יעשו. בדרך זו, כשאתה מוכן למלא את החזר המס שלך, יהיה לך את כל הניירת שאתה צריך בהישג יד. לחלופין, תוכלו להקים מערכת קצת יותר מסודרת כבר בהתחלה, עם תיקיות קבצים נפרדות לקטגוריות העיקריות בחייכם. אתה יכול, למשל, לסמן את התיקיות שלך לפי סוג החשבון (הצהרות של כרטיסי אשראי, דוחות תיווך, חשבונות שירות וכו ') או לפי קטגוריית מס (הוצאות עסק ניתנות לניכוי, תרומות צדקה וכן הלאה) או לפי יעד פיננסי ( דיור, פרישה, קרן מכללות וכו '). תחילה זה עלול לקחת יותר זמן, אך בטווח הארוך זה יחסוך זמן.

שלב 5: התמודד עם הצבר

ברגע שיש לך מערכת במקום, אתה עדיין צריך להתמודד עם כל הערימות שכבר צברת. במקום להתחיל ארגון מחדש מאסיבי, התחל על ידי מיון בערימה קטנה בכל פעם. אתה יכול להקצות חצי שעה ביום לנפות בעיתונים ישנים, אולי תוך כדי צפייה בחדשות או האזנה למוזיקה.

אתה תופתע מההבדל שארגון קטן עושה. 'אנשים לא מבינים כמה הם משלמים כתוצאה מכך שהניירות הכספיים שלהם מבולבלים - חיוב מאוחר בכרטיס אשראי, ניכוי מס שאבד שם', אומרת סטפני דנטון, מארגנת מקצועית בסינסינטי. יתר על כן, יתכן והיתרונות הנפשיים והכלכליים ארוכי הטווח. ברגע שתהיה מאורגן, 'אתה יכול למקד את האנרגיה הנפשית שלך בדברים החשובים באמת, כמו ההשקעות שלך והיעדים הכספיים שלך', אומר טרי סאבאג ', מחבר הספר האמת הפראית על כסף ( amazon.com ). 'סדר בסדר הניירות הכספיים שלך משלם דיבידנדים גדולים בראש שקט.'