שים נייר במקומו

הכלל הכללי עבור ניירות הוא לזרוק הכל. הלקוחות שלי תמיד נראים נדהם כשאני אומר את זה. כמובן, אני לא מתכוון שאנחנו צריכים לחסל ניירות לחלוטין. אני רק מנסה להבין כמה נחישות אנחנו צריכים כדי לבחור רק את אלה שהם נחוצים לחלוטין ולזרוק את השאר. גיליונות נייר נראים כה דקים; לעתים קרובות אנו נאחזים בהם מבלי לחשוב באמת. ככל שנצבור יותר ניירות, לוקח יותר זמן למצוא מסמכים מסוימים, וקשה יותר לסדר אותם.

ההבדל בין גלידה לשרבט

התחל באיסוף כל הניירות שלך במקום אחד והסתכל בכל אחד מהם. גם ניירות שנמצאים במעטפות יש להוציא ולבדוק עמוד אחר עמוד למקרה שמעורבבים בהם עלוני פרסום או חומר לא רצוי אחר.

זה יכול להיות מועיל למיין את המסמכים לקטגוריות בזמן שאתה גולש בתוכן. זה הופך את תיוקם לאחר שתסיים למהיר וקלה יותר. ניתן לחלק את המסמכים באופן כללי לשלוש קטגוריות: בהמתנה, שמור כי אתה חייב ושמור כי אתה רוצה.

קשורים: כיצד להעלים את עומס הנייר ב-5 דקות בלבד ביום

הקטגוריה הממתינה כוללת ניירות שצריכים פעולה כלשהי, כגון חשבונות שטרם עומדים. אני ממליץ לאחסן את כולם בקופסת תיוק אחת זקופה עד שתטפל בהם. כך הם לא יתבלבלו עם ניירות בקטגוריות אחרות.

לאחר מכן, בואו נסתכל על ניירות שאנו נדרשים לשמור. מיין אותם לפי קטגוריות ותייק אותם בארון או בתיקיות על מדף. אם אינך צריך לשמור את מסמכי המקור, תוכל לסרוק אותם ולאחסן אותם באופן אלקטרוני. במקרה זה, במקום לסרוק אותם תוך כדי מיון, יותר יעיל לשים אותם בערימה שיש לסרוק מאוחר יותר ולבצע את הסריקה בבת אחת.

הקטגוריה האחרונה היא ניירות שאתה רוצה לשמור מסיבות אחרות. אלה עשויים לכלול מסמכים שברצונך לשמור כאסמכתא או כאלה שבעצם מעוררים שמחה עבורך. אבל בגלל ריבאונד היא בעיה נפוצה כשאנשים נאחזים בדברים רק בגלל, זכור שהכלל הבסיסי לניירות הוא להשליך את כולם.

בשיעורי הניקיון שלי, כשלקוח מתקשה להחליט אילו ניירות לשמור ואילו לזרוק, אני משחרר שאלות לגבי כל אחד מהם - דברים כמו מתי אתה צריך את זה?, כמה זמן יש לך את זה?, באיזו תדירות אתה הולך לחזור ולהסתכל על זה?, האם אתה יכול למצוא את אותו תוכן באינטרנט?, האם כבר שמרת אותו במחשב שלך?, כמה בעיה תהיה אם לא היה לך את זה?, והאם זה באמת ניצוץ שִׂמְחָה? אם אתה מתנגד להנחת היסוד שאתה צריך להשליך את כולם, נסה לדמיין שזה עתה נכנסתי למשרד שלך והודעתי שאני הולך לגרוס את כל הניירות שלך. מה היית עושה? אילו מהם הייתם מתחבטים כדי להציל מהמגרסה?

כיצד לאחסן ניירות כך שלעולם לא תתאושש

כל עוד תעקבו אחר שלושת כללי האחסון שלי, לעולם לא תחזרו לבלאגן בנייר.

חפצים קשורים

אחד סווגו כל נייר עד לגיליון האחרון.

התחל במיון העבודות שלך לקטגוריות ברורות, כגון מצגות, הצעות פרויקטים, דוחות וחשבוניות. השתמש בכל מערכת שמתאימה לך ביותר. עכשיו זה הזמן לסווג את המסמכים שלך בצורה שתקל על חייך.

שתיים אחסן את הניירות שלך זקוף.

ליעילות מיטבית, חיוני לאחסן ניירות במערכת קבצים תלויים. שים כל קטגוריה של ניירות בתיקייה נפרדת ואחסן אותם בארון תיוק או זקוף בקופסת תיוק המונחת על מדף. אחסן אותם בצורה זו מקל עליך לראות כמה ניירות יש לך. זה גם נראה מסודר ומסודר.

3 צור קופסה בהמתנה.

שמור רק את הניירות שאתה צריך להתמודד איתם באותו היום. לאחר עיבוד ניירות ממתינים, זרוק את אלה שאין צורך לשמור.

מה לומר לבריון

לאחר שסיינתם את הניירות שלכם והחלטתם לאן שייכת כל קטגוריה, הסתכלו על חלל העבודה שלכם וקבעו את כמות השטח המקסימלית שיש לכם לאחסון אותם. כאשר תחרוג מנפח האחסון הזה, הניירות יתחילו לעלות על גדותיו. זה סימן שאתה צריך לבחון מחדש את מה שיש. על ידי בדיקה קבועה כזו, אתה יכול לשמור על הניירות שלך מסודרים בכל עת.

קשורים: בספרה האחרון, מארי קונדו חושפת איך למצוא עבודה שמעוררת שמחה

קרם האנטי אייג'ינג הטוב ביותר ב-walmart

כלא את אוסף הספרים שלך

רב מכר שקיווית לקרוא מתישהו, ספר איך לעשות על הנהלת חשבונות שקנית כדי לשפר את כישוריך, ספר שקיבלת מלקוח... אילו סוגים של ספרים יש לך בחלל העבודה שלך?

ספרים מלאים בידע רב ערך שיכול לעזור לנו לעשות את עבודתנו. כשהם מוחזקים ליד השולחנות שלנו או על מדפי הספרים שלנו, הם יכולים לתת לנו השראה או תחושת ביטחון. קריאה בהם יכולה להגביר את המוטיבציה שלנו, ורק הצגתם יכולה להוסיף מגע אישי לחלל שלנו. אולם במציאות, לעתים קרובות אנו מחזיקים ספרים בעבודה מהסיבות הלא נכונות.

לאחת הלקוחות שלי הייתה ארון ספרים במשרדה מלא בספרים שלא נקראו. כשספרנו אותם, היו למעלה מ-50, ויותר ממחציתם ישבו על המדף שנתיים או יותר. אני אקרא כמה שאוכל במהלך החופשה הבאה שלי, היא הצהירה. אבל כשנפגשנו שוב, לא הופתעתי לשמוע שהיא ויתרה באמצע הדרך. רוב הספרים שהיא הספיקה לקרוא היו הרכישות האחרונות שלה. להשאיר אותם לא נקראים נראה כל כך בזבוז שהחלטתי לקרוא במהירות כדי לעבור אותם, אמרה. אבל התחלתי להרגיש שאני עושה את זה רק מתוך תחושת חובה. זה לא הסב לי שום שמחה. זה נראה אפילו יותר בזבוז, אז החלטתי לשחרר הרבה מהם. בסופו של דבר, היא החליטה להשאיר רק 15 שנבחרו בקפידה במשרדה.

קשורים: הספרים הטובים ביותר של 2020 (עד כה)

כשאתה מסדר את הספרים שלך, התחל באיסוף כולם במקום אחד. אולי אתה חושב שעדיף פשוט לבחור אותם על ידי התבוננות בכותרות כשהן עדיין בארון הספרים שלך, אבל נא לא לדלג על שלב זה. ספרים שנשארו יותר מדי זמן על המדף הפכו לחלק מהנוף. המוח שלך לא רושם אותם, אפילו כשהם נמצאים ישירות בקו הראייה שלך, וזה מקשה להחליט אילו מהם מעוררים שמחה. רק על ידי לקיחת כל אחד מהם בידיים שלך, אתה יכול לראות אותם למעשה כישויות נפרדות.

מתי היום הראשון להגשת מיסים

אם אתה מתקשה לשפוט אם ספר מסוים מעורר שמחה או לא, נסה לשאול את עצמך שאלות מסוימות. למשל, מתי קנית? כמה פעמים קראת את זה? אתה רוצה לקרוא אותו שוב?

שאלה נוספת שכדאי לשאול את עצמך היא איזה תפקיד ממלא הספר הזה בחייך. ספרים שמעוררים שמחה הם אלה שמניעים וממריצים אותך כשאתה קורא וקורא אותם מחדש, אלה שמשמחים אותך רק מהידיעה שהם שם, אלה שמעדכנים אותך במידע העדכני ביותר, וכאלה שעוזרים לך לבצע את עבודתך טוב יותר, כמו מדריכים.

שאלה אחרונה שיש לשאול היא האם עדיין היית קונה את הספר הזה עכשיו אם היית רואה אותו בחנות ספרים או אם הוא עבר את השיא מבחינת העניין שלך בו. זה ששילמת עבורם לא אומר שאתה חייב לסיים לקרוא כל ספר.

המטרה של שאילת שאלות כאלה היא לא להכריח את עצמך לטהר ללא שכל את הספרים שלך. במקום זאת, זה לעזור לך לחקור את מערכת היחסים שלך עם כל אחד שיש לך. אם ספרים מעוררים שמחה עבורך, אז הבחירה הנכונה היא לשמור כמה שאתה רוצה בביטחון.

עיבוד מתוך Joy at Work © 2020 על ידי KonMari Media Inc. וסקוט Sonenshein. נעשה שימוש באישור של Little, Brown and Company, ניו יורק. כל הזכויות שמורות.

מארי קונדו היא המחברת של רב מכר s הקסם משנה חיים של סדר (, amazon.com ; , bookshop.org ) ו שמחה בעבודה (, amazon.com ; , bookshop.org ) , והוא הכוכב של מסדר עם מארי קונדו בנטפליקס. סקוט סוננשיין הוא פרופסור באוניברסיטת רייס והמחבר רבי המכר של לִמְתוֹחַ (, amazon.com ; , bookshop.org ) .

• מאת מארי קונדו וסקוט סוננשיין